Anne karnındaki bir bebeğin dışarından gelen anne ve babasının seslerini doğduktan sonra hatırlayarak onları tanıması insan zekasının ilk kayıt, veri işleme ve yorum fonksiyonudur. İnsan zekası, hisleriyle gördüklerini, duyduklarını, tattıklarını, aldıkları kokuları beynin hafıza kısmını oluşturan bölgelerde saklayarak gerekli durumlara buradaki verileri işleyip bir sonuca ulaşmasıdır.
Yapay zeka olarak adlandırdığımız bilgisayar veya yazılım zekası ise insan zekasını taklit etmesi sebebi ile bu şekilde isimlendirilmiştir.
Özetle işlenen tüm verilerin sunucu veya bilgisayarların disklerinde saklanması ve bu verilerin yazılımlar tarafından işlenip yorumlanarak sonuç üretilmesidir.
Dokümanların dijitalleştirilmesi ve kolay erişilebilir bir ortamda saklanması firmaların insan gücü, depolama alanı gibi ciddi maliyetlerden tasarruf etmesini sağlar. Bu avantajlardan faydalanmak için öncelikli olarak fiziksel ortamda muhafaza edilen dokümanların çalışanlar tarafından yazılıma yüklenmesi gerekmektedir. Bu süreç yeni bir sisteme geçilirken karşılaşılan en zor süreçtir. Sadece Doküman Yönetim Yazılımları değil bir çok yazılım satın alındıktan sonra kullanıcı rezistansları sebebi ile atıl yatırım olarak kalmaktadır.
Docsimum resim işleme, karakter tanımlama teknolojileri ve yapay zeka sayesinde kullanıcıların dokümanları sisteme yüklenmesi işini 10 kat daha hızlandırarak dokümanların fiziksel ortamdaki hareketlerinden bile daha hızlı hale getirmesi sayesinde kullanıcıların tercih sebebi olmaktadır.
Dijital dokümanların veya taranan dokümanların yazılıma aktarılmak için seçilmesi ile birlikte dokümanın hangi tip doküman olduğunu daha önceden işlenmiş verilerden oluşmuş hafıza sayesinde tanınır. Doküman tipi otomatik olarak seçilerek bu doküman tipi ile ilişkili alanlar kullanıcıya gösterilir. Yine yapay zeka sayesinde seçili doküman tipi için daha önce kullanılan alanlar tespit edilerek doküman içindeki veriler karakter tanıma teknolojisi ile okunarak ilgili alanlara aktarılır. Kullanıcı sadece verilerin doğru okunup okunmadığını kontrol ederek herhangi bir hatalı okuma yoksa sadece kaydet düğmesine basarak dokümanı kaydeder.
Yapmış olduğumuz testlerde Docsimum'un yapay zeka özelliği doküman kayıt ve veri girişi işini 10 kat kadar hızlandırabilmektedir.