Doküman Yönetim Sistemi, EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi), AYS (Arşiv Yönetim Sistemi), EDYS (Elektronik Döküman Yönetim Sistemi) gibi birçok isimle anılmaktadır. Bu sistemlerdeki temel prensip bilgisayar ortamında oluşturulmuş belgelerin ve kağıda basılı doküman ve görsellerin taranarak bilgisayara atılmış dijital kopyalarının kaydedildiği bir ortam olmasıdır.
Özet olarak Doküman Yönetim Yazılımları her tür dijital dokümanı kaydedip girilen bilgiler içerisinde detaylı arama yaparak aranılan bilgilere hızlı ve kolay bir şekilde ulaşmayı sağlamak üzerine tasarlanmışlardır.
Konvansiyonel arşivleme sistemlerine kıyasla Docsimum Dijital Doküman Yönetim Sisteminin en önemli farkları aşağıdaki gibidir.
Dokümanlar farklı kriterlere göre aranarak aranılan dokümanlara nokta atışı saniyeler içinde ulaşılabilir.
Fiziksel arşivleme sistemlerinde arşiv odasına erişimi olan herkes tüm dokümanlara erişebilir. Gizli bilgi ayrımı yapmak mümkün olmamaktadır. Docsimum Dijital Arşivleme Sisteminde dokümanlara sadece yetki verilen kişiler erişebilmektedir.
Yangın, su basması gibi felaketlerde veya nem ve evrakların kullanım sonucunda yıpranması ya da tamamen yok olması gibi durumlarda maddi ve manevi zararlar kaçınılmaz olur. Docsimum Dijital Arşivleme Sisteminde arşivlenen tüm dokümanlara erişim sorunsuz olarak yapılmaktadır.
Docsimum ERP, CRM ve muhasebe yazılımları konusunda tecrübeli bir ekip tarafından analiz ve uygulama geliştirme süreçlerinden geçmiştir. Bu sayede yazılım entegrasyon, kullanım kolaylığı, esneklik gibi bir çok avantaja sahiptir.
%100 yerli bir ürün olması sayesinde Türkiye'de iş yapan firmaların gerekli mevzuat ve iş yapış şekillerine uyumlu bir şekilde geliştirilmiştir. Yerli yazılım olmasının diğer avantajlarından biriside maaliyet açısından Dolar ve Euro ile satılan ürünlere oranla ciddi oranda uygun bir çözümdür. Yurtdışından yabancı para birimi ile satınalınmış bir yazılımın bakım anlaşmaları veya yazılım güvence bedelleride yine yabancı para birimleri üzerinden hesaplanmaktadır. Docsimum'un satınalma fiyatları ve diğer bakım anlaşması gibi satış sonrası hizmetlerde TL üzerinden belirlenmektedir. Fiyatlar Türkiye şartlarına göre belirlenmektedir.
Güncel yazılım ve veri saklama teknolojilerinin kullanılması ve doğru analiz sayesinde Docsimum esnek bir yapıya sahiptir. Bu esnek yapısı sayesinde her ölçekteki firma, kurum ve kuruluşa çok kısa sürelerde implemante edilebilmektedir. Kullanıcıların daha kolay adapte olabilmeleri amacı ile güncel yazılımlardaki evrensel değerlere önem verilmiştir.
Geniş hizmet ağı sayesinde Türkiye'nin her yerine kurulum ve destek hizmeti verilmektedir.