Docsimum esnek ve gelişmiş teknoloji sayesinde her işletme veya kuruma çok hızlı bir şekilde uygulanır.
Doküman Yönetim Sistemi DOCSIMUM
Doküman Yönetim Sistemi olarak bilinen ve EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi), AYS (Arşiv Yönetim Sistemi) veya EDYS (Elektronik Doküman Yönetim Sistemi) gibi bir çok isim adı altında kullanılan dijital veya basılı dokümanların ya da ses kaydı, video gibi kayıtların dijital ortamda yönetilmesini sağlayan yazılımlardır.
Docsimum her ölçekteki kurum ve işletmenin doküman yönetim ihtiyacını karşılamaya yönelik geliştirilmiş esnek ve yüksek teknoloji ürünü bir yazılımdır. Yazılımın tüm analiz ve geliştirme aşamaları Türk mühendisler tarafından gerçekleştirilmiştir. Bu sayede Türkiyede iş yapan firmaların tüm ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde esneklik sağlamakata ve talep üzerine geliştirmeler yapılmaktadır.
Esnek ve Güncel Teknoloji
Anlaşılır ve Estetik Arayüz
Kolay kullanım amacı ile tasarlanmış arayüz sayesinde tüm doküman bilgileri tek bir formda görüntülenebilir.
Gelişmiş Teknolojiler
OCR (Karakter Tanımlama), Resim işleme gibi teknolojiler sayesinde doküman yönetim kolaylığı.
Hızlı entegrasyon
Detaylı analiz mühendislik çalışması sonucu ERP, CRM veya herhangi başka bir yazılım ile kolay entegrasyon
Verimlilik
Docsimum'un ana penceresi anlaşılabilir ve verimli olarak tasarlanmıştır. Doküman görüntüsü ve dokümanlara ait tüm veriler, pencereler arasında gidip gelme ihtiyacı olmadan tek bir pencerede görüntülenmesi sağlanmıştır.
Ana formda aşağıdaki verileri bulabilirsiniz.
- Hiyerarşik kategori ağacı bölümü.
- Firmalara göre dokümanlar.
- Çalışanlara göre dokümanlar.
- Projelere göre dokümanlar.
- Seçili dokümanın indeks bilgileri.
- Seçili dokümanın versiyon bilgileri.
- Seçili dokümanın bağlantılı dosyaları.
- Seçili dokümana ait hareket bilgileri.
Ofisinizde yer açın
Dokümanların dijitalleştirilmesi sayesinde firmalarda fiziksel olarak kazanılan yerlere ilave olarak estetik ve konforlu bir ofis ortamı yaratmak mümkün olmaktadır. Bunun dışında dijital arşiv oluşturmanın onlarca avantajı sıralanabilir ama dijital arşivin en önemli noktası Doküman Yönetim Sistemi kullanmaktır. Doküman Yönetim Yazılımı kullanılmayan ofisler de ki tüm dokümanlar dijitalleşse bile fiziksel karmaşa bilgisayar ortamına taşınmış olur. Fiziksel ortamda ki güvenlik, doküman kaybolması, aranılan dokümanların bulunamaması gibi tüm sorunlar dijital ortamda da varolur.
Gelişmiş özellikleri ve yeni teknolojileri kullanması sayesinde Docsimum Doküman Yönetim sistemi ile dijital dokümanlarınız güvenli ortamda içeriklerine göre indekslenerek saklanır.
Docsimum'un önemli özelliklerinden bazıları
Kolay Kullanım
Docsimum kullanıcı dostu arayüzü ile seçili dokümana ait tüm verileri ve dokümanın önizlemesini pencereler arasında dolaşmadan görüntüleme imkanı sağlar. Kullanıcılar çok kısa bir eğitim ile yazılıma adapte olup sorunsuz bir şekilde kullanabilmektedirler sağlayabilmektedir.
Gelişmiş Teknoloji
Docsimum Döküman Yönetim yazılımı, geliştirme sürecinde kullanılacak teknolojiler projenin karekteristiğine uygun olarak özenle seçilip gelişime açık, hızlı ve diğer yazılımlara kolay entegrasyon sağlayan bir altyapı oluşturulmuştur. Gelişen teknoloji takip edilerek gerekli güncellemeler yapılmaktadır.
Esnek Altyapı
Docsimum Doküman Yönetim Yazılımı sınırsız doküman tipi ve doküman tiplerine göre istenilen alanları ekleme imkanı verir. Dokümanlara eklenecek veri alanları istenilen tiplerde oluşturulabilir. Bu sayede sisteme eklenen dokümanlara doğru bilgiler girilerek kolayca filtrelenmesi ve bulunması sağlanır.
Çoklu dil
Docsimum çok uluslu şirketlerin kullanıcılarının kendi dillerinde yazılımı kullanabilmeleri amacı ile çoklu dil desteği ile geliştirilmiştir. Kullanıcılar sadece ayarlardan sistemde var olan dillerden birisini seçerek yazılımı istedikleri dilde kullanabilirler. Dil değiştirme işi ilave bir kurulum veya ayar gerektirmez.
KVKK Uyumlu
Müşteri ve çalışanlarınızın bilgilerini Kişisel Verileri Koruma Kanunu kapsamında kontrol altında tutmanıza imkan sağlayan dokümanlara geçerililik süresi tanımlama imkanı. Doküman tipleri bazında dijital dokümanlarınıza geçerlilik süresi tanımlayın. İstediğiniz zamanda raporlama imkanı ve süre sonunda uyarı imkanı.
Doküman Setleri
Çalışan dokümanları veya proje dokümanları gibi saklama zorunluluğu olan dokümanların mevcudiyetinin takibi. Örnek olarak çalışanlara ait özlük dosyasında bulunması gerekli evrakların listesinin oluşturulması ve evrakları eksik personelin raporlanması. Çalışan, Kategori, Proje veya Firma bazlı doküman setleri oluşturma
Yetkilendirme
Kullanıcı veya kullanıcı grupları bazında modül veya ekleme, düzenleme, silme gibi işlem yetkilerinin kolay ve güvenli bir şekilde tanımlanması. Esnek yetkilendirme sayesinde yetkisiz personelin gizli dokümanlara erişiminin engellenmesi ve veri bütünlüğü ve doğruluğu sağlanmış olur.
Görevlendirme
Doküman bazlı veya direk görev atamaları sayesinde dokümanlarla ilgili yapılacak işlerin sorumlu kişilere atanaması ve görevi atayan kişinin atadığı görevin durumunu takip etme imkanı. Kullanıcılar üzerlerindeki görevleri kendi görev listesinde görüntüleyerek görevleri takip ederek ilerlemelerini sistem üzerinde işaretleyebilirler.