Dokümanların kolay bulunmasını sağlamak, doğru ve eksiksiz bilgi sağlamak amacı ile içeriklerine bağlı olarak doküman tipleri oluşturulur. Örnek olarak fatura, irsaliye, personel adli sicil kaydı, sağlık raporu, sözleşme gibi doküman tipleri tanımlanabilir.
Doküman tiplerinin oluşturulmasından sonra bu tip altına girilecek dokümanların index bilgileri yani bu dokümanın bulunmasını sağlayacak alanlar tanımlanır. Fatura doküman tipi için Fatura Tarihi, Fatura No, Firma gibi alanlar tanımlanır. Kullanıcılar doküman kaydı yaparken sadece tanımlı alanları görerek bu alanları doldururlar. Tanımlanan alanlar zorunlu olarak belirtilerek eksik veri girişi yapılması önlenebilir.
Doküman tipleri ve özel alan tanımlamaları dokümanların kolay bulunmasınıda sağlamaktadır. Yine fatura doküman tipini örnek olarak alacak olursak geçmiş bir tarihte alınmış bir ürün veya hizmetin faturasına ulaşmak için doküman tipine göre arama ekranında fatura seçilerek tarih aralığı, firma gibi bilgiler girilerek aranılan dokümanlara saniyeler içerisinde ulaşılabilir.