Doküman Yönetim Sistemleri, Türkiyede Dosya Yönetim Sistemi (DYS), Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), Arşiv Yönetim Sistemi (AYS) gibi farklı isimler ile anılmaktadır. Günümüzde Doküman Yönetim Sistemi, dijital ortamda oluşturulmuş veya kağıda basılı evrakların taranarak ya da analog ortamdaki ses ve görüntü kayıtlarının özel cihazlarla dijitalleştirilerek bir yazılım içerisinden yönetilmesidir.
Doküman Yönetim Sistemleri firma, kurum ve her tür kuruluş için dijital veya kağıda basılı dokümanlara kolay ve güvenli erişim sağlar. Bu özelliklerin yanı sıra yapay zeka, OCR ve gelişmiş arama teknolojilerini kullanan yazılımlar doküman kayıt ve doküman bulma gibi sık yapılan rutin işlere hız kazandırarak personel tasarrufu da sağlamaktadır.
Docsimum Kurumsal Doküman Yönetim Yazılımı size neler sağlar?
- Verileriniz kullanıcı ve kullanıcı grupları ve modüller bazında yetkilendirme sayesinde güvenli bir ortamda saklanır.
- Farklı bilgisayarlardaki dokümanların yedeklenmesinin zorluğuna karşın Docsimum'un kurulu olduğu sunucunun yedeklenmesi ile tüm veriler tek seferde yedeklenmiş olur.
- Merkezi depolama sayesinde çalışanlara aynı dosyalar üzerinde çalışma imkanı sağlanarak aynı dosyaların farklı bilgisayarlarda farklı versiyonlarının oluşması önlenir.
- Dokümanların saklanma süreleri dolsa bile saklanabilmesi ve kolay erişim sayesinde kurum kültürünün oluşması ve muhafaza edilmesi konusunda katkı sağlar
- Dokümanların kolay eklenmesi, düzenlenmesi, aranması ve bulunması imkanı sayesinde fiziksel arşiv yönetimine oranla zamandan tasarruf sağlanır.
- Çok kullanılan fiziki evrakların her ihtiyaç durumunda çıkartılıp tekrar yerleştirilmesi ile evrak yıpranmasının önüne geçilmesi.
- Dijital dokümanların kullanılması sayesinde fiziki dokümanların yetkisiz kişilerin ellerine geçmesi veya kaybolması önlenebilmektedir.
- Kanuni olarak saklanamasına lüzum görülmeyen evrakların dijitallerinin saklanarak asıllarının imha edilerek depolama alanından tasarruf sağlanır.