Doküman Yönetim Sistemi (DMS), elektronik belgeleri ve kağıt tabanlı bilgilerin elektronik görüntülerini depolamak, yönetmek ve izlemek için kullanılan bir bilgisayar programı veya programlar dizisidir. Bir DMS'nin amacı, önemli iş belgelerini depolamak, yönetmek ve izlemek için güvenli, düzenli bir sistem sağlarken aynı zamanda çalışanların bu belgelere hızlı ve kolay bir şekilde erişmesini ve bunları paylaşmasını kolaylaştırmaktır.
Bir DYS'nin temel ortak özellikleri şunları içerir:
Doküman Yönetim Sistemleri Türkiyede Dosya Yönetim Sistemi (DYS), Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), Arşiv Yönetim Sistemi (AYS) gibi farklı isimler ile anılmaktadır. Kağıda basılı dokümanların taranarak bilgisayar ortamına aktarılması ve bu yazılımlar aracılığı yönetilmesine ilave olarak bilgisayar ortamında oluşturulan Word, Excel, Pdf, Çizim dosyaları gibi dijital dokümanlarında yönetilmesine imkan tanır. Yazılı belgelerin dışında bir kuruma ait televizyon reklamı, toplantı videoları, gazete kupürleri, ses kayıtları, fotoğraf hatta kurumun tarihini yansıtan nesneler bile doküman olarak kabul edilmektedir.
Doküman Yönetim Sistemlerinin en önemli özelliği aranan dokümana çalışanların yetkileri dahilinde nokta atışı erişebilmeleridir. Bu da dokümanların doğru kategoriler altında doğru doküman tiplerini seçerek doğru bilgileri girerek sağlanmaktadır. Docsimum bu konuda kullanıcıya istediği kadar kategori ve doküman tipi tanımlamasına izin verir. Doküman tiplerine sadece gerekli alanlar tanımlanarak ilgili doküman tipinde hiç kullanılmayacak bir alanın kullanıcıya gösterilmesi önlenerek zaman ve kullanıcıların yeni program kullanma rezistanslarının önüne geçilmiş olur.
Kullanıcıların veri girişlerinde tekrarladıkları aynı bilgileri varsayılan değerler olarak atayarak veri giriş işlemleri hatasız ve çok daha hızlı yapılabilmektedir.
OCR ve resim işleme gibi teknolojiler kullanılarak ve yapay zeka kullanımı sayesinde verilerin yazılıma 10 kata kadar daha hızlı ve doğru girilmesi sağlanır.
Dijital veya fiziksel doküman ile iş yapan ve bu dokümanları saklama zorunluluğu veya ihtiyacı olan her tür kurum, firma ve organizayonun dokümanlrını Doküman Yönetim Sistemlerinin güvenli ortamlarında saklamalıdır.
Doküman yönetim sistemleri, her büyüklükteki işletme, devlet kurumları, kar amacı gütmeyen kuruluşlar ve eğitim kurumları dahil olmak üzere çok çeşitli kuruluşlar için yararlı olabilir. Büyük hacimli belgeler oluşturan ve bu belgeleri verimli bir şekilde depolanması, yönetilmesi ve izlenmesi gereken herhangi bir kuruluş, bir Doküman yönetim sistemlerinden yararlanabilir.
Bir DMS kullanabilecek kuruluşların bazı belirli örnekleri şunları içerir:
Genel olarak, belge yönetimi süreçlerinin etkinliğini ve organizasyonunu iyileştirmek isteyen herhangi bir kuruluş, bir DMS kullanmaktan yararlanabilir.